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Willkommen auf der Infografik zum Ehrenamtszyklus!

Die Gewinnung von Ehrenamtlichen ist für jeden Verein eine große Herausforderung. Es empfiehlt sich, diese Aufgabe zur „Chefsache“ zu machen und sich fortwährend und systematisch damit zu beschäftigen.

Kurz gesagt bedeutet das:

  • Mitstreiter-Gewinnung ist eine dauerhafte Aufgabe.
  • Es bedarf einer systematischen Ehrenamtsförderung.
  • Diese Förderung muss als zentrale Aufgabe der Vereinsführung verstanden werden.
  • Ein zielorientiertes Vorgehen ist notwendig, d.h. die freiwilligen und ehrenamtlichen Mitstreiter sind – wie ggf. die „Hauptberuflichen“ auch - ein Baustein der Vereinsstrategie.

Wir laden Sie dazu ein, dieses Modell bei der Gewinnung und Ansprache potentieller Unterstützerinnen und Unterstützer (im Nachfolgenden verwenden wir aus redaktionellen Gründen ausschließlich die männliche Form) zu verwenden.

Hinweis: Diese Infografik basiert auf einem von der Führungsakademie des Deutschen Olympischen Sportbundes in Zusammenarbeit mit Dirk Steinbach entwickeltem Modell zur Förderung ehrenamtlichen Engagements im Sport. Dieses Modell wurde für diese Infografik geringfügig angepasst.

Jeder Verein hat – wie jede Familie, Organisation, Unternehmen auch – eine eigene Kultur, d.h.gemeinsame Rituale, Bräuche, Regeln und Grundannahmen über sich selbst, kurz: eine besondere Art, miteinander umzugehen und Dinge zu schaffen. Oftmals sind diese dem einzelnen Mitglied und Engagierten gar nicht (mehr) bewusst und werden es erst, wenn etwas nicht rund läuft. Menschen, die sich erfolgreich darin bewegen wird zumeist „Stallgeruch“ unterstellt. Dies kann zu einem echten Hindernis für vereinsfremde Interessierte werden.

Bevor die Mitstreiterakquise beginnt, bietet es sich an, die eigene Kultur auf den Prüfstand zu stellen und Hinweise auf die Attraktivität des Vereins für Interessierte herauszufiltern. ›

Dabei gilt es immer im Blick zu behalten: Es geht darum, die richtigen/passenden und nicht die meisten Mitstreiter zu gewinnen. Dazu ist eine systematische und effiziente Herangehensweise notwendig. ›

  • Was für eine Art von Verein sind wir eigentlich?
  • Sind wir für Interessierte auffindbar und können diese den Eindruck gewinnen, willkommen zu sein?
  • Warum verlassen wir uns auf das Ehrenamt? Sind uns auch Freiwillige, die sich (zunächst) nicht fest binden wollen, willkommen?
  • Was macht es leicht und was macht es schwer, sich bei uns freiwillig zu engagieren?
  • Darf man bei uns auch Fehler machen? Welche Möglichkeiten gibt es, sich auszuprobieren?
  • Welche Möglichkeiten gibt es außer dem Ehrenamt?
  • Welche Menschen und –gruppen haben wir noch nie angesprochen bzw. nicht im Blick?
  • Was können wir tun, um für andere und auch unsere eigenen Mitstreiter attraktiver zu sein?
  • Wer ist bei uns für das Management und die Förderung der Ehrenamtlichen zuständig?

Um systematisch zu steuern und effizient zu handeln, bietet es sich an, die IST- Positionen und -Personen dem SOLL- Bedarf hinsichtlich der benötigten Funktionen und Tätigkeitsfelder gegenüberzustellen.

IST – Ausgangssituation: Leitfragen

  • Welche Funktionen gibt es heute bzw. welche werden benötigt? Wie viele freiwillige Helfer brauchen wir?
  • Gibt es Aufgaben-/Anforderungsbeschreibungen, d.h. sind für jede ehrenamtliche Position die Aufgaben schriftlich festgehalten und benötigte konkrete Kompetenzen und Qualifikationen hinterlegt (z.B. Vereinsmanager-Lizenz, steuerrechtliche Seminare, Basis-Seminar für Vorstände...)?
  • Was muss im Verein alles getan werden? Wie viele ehrenamtliche und freiwillige Mitarbeiten werden überhaupt benötigt? Welche Fähigkeiten und Ressourcen sind dafür erforderlich?
  • In welchen Bereichen brauchen wir mehr Unterstützung oder zusätzliche Kompetenzen?

SOLL-Zustand zum Zeitpunkt X: Leitfragen

Im nächsten Schritt werden die plausiblen Erwartungen in Bezug auf die zukünftigen Bedürfnisse und Ziele des Vereins herangezogen. Die Vereine, die sich im Rahmen einer strategischen Zielsetzung damit beschäftigen, haben hier einen enormen Vorteil, da sie diese leicht ableiten können.

  • Wie wird sich unser Umfeld verändern?
  • Was sind unsere langfristigen strategischen Ziele?
  • Welche freiwilligen/ehrenamtlichen Kräfte benötigen wir?
  • Wer wird in nächster Zeit aufgrund seines Alters oder der Aufnahme eines Studiums sein freiwilliges Engagement beenden?

Woher weiß unser Mitglied und der Interessent vor Ort, dass wir ehrenamtliche Unterstützung benötigen? Vor, während und neben der konkreten Ansprache empfiehlt es sich, die Möglichkeiten für ehrenamtliches und freiwilliges Engagement in der Kommunikation nach außen und innen deutlich zu machen.

Mögliche Wege dabei sind:

  • Hinweis auf der Homepage des Vereins, ggf. eigene Rubrik (Mach mit...)
  • Aufruf über Social Media-Kanäle
  • Anzeigen in der lokalen Presse
  • Stand beim Ehrenamtstag der Gemeinde/Stadt
  • Imagevideo
  • Aufgabenliste auf dem „Schwarzen Brett“
  • Feld auf dem Mitgliedsantrag (Was möchtest du tun?)

Sie sollten außerdem frühzeitig auch die aktiven Vereinsmitglieder einbeziehen, die am meisten direkten Kontakt zu potentiellen Mitstreitern haben, z.B. den Übungsleiter der Sportgruppe.

Übrigens: Viele Verbände unterstützen ihre Mitgliedsvereine dabei, das Thema Mitstreitergewinnung zu positionieren und leisten z.B. Unterstützung bei der Erstellung von Flyer-Vorlagen oder der Erstellung einer Homepage!

Die Ansprache und Gewinnung von Freiwilligen umfasst den gesamten Prozess des Suchens und Findens neuer ehrenamtlicher Mitarbeiter bis hin zur Übertragung konkreter Aufgabenfelder und Verantwortungsbereiche.

Die Erfahrung zeigt, dass bei der konkreten Besetzung insbesondere von verantwortungsvollen Positionen die persönliche Ansprache im Mittelpunkt steht. Dabei ist es entscheidend, wer aus dem Verein wen mit welchen Motiven › anspricht. Wesentlich dabei sind die Klärung der Anforderungen und Erwartungen beider Seiten und das gegenseitige Commitment.

Ohne die Breite der Motivationsforschung zu zitieren, lässt sich festhalten, dass jeder ehrenamtlich Engagierte einzigartig in seinen spezifischen Motivationen, Erfahrungen, Fähigkeiten und Einschränkungen ist. Die folgende Systematik wurde von Britta Redmann entwickelt und bietet Orientierung:

Auch wenn von außen nur über die Motive von Menschen vermutet werden kann, ist die Berücksichtigung dieses Faktors erfolgsversprechender als allgemeines „über-reden“. Ob es gelingt Ehrenamtliche zu gewinnen und zu binden, hängt davon ab, wie gut die Rahmenbedingungen und Aufgabenfelder mit den Möglichkeiten und Bedürfnissen der Interessenten übereinstimmen.

Eine systematische Orientierungs- und Einarbeitungsphase ermöglicht es neuen Ehrenamtlichen, schnell und mit Überblick den neuen Aufgaben- und Verantwortungsbereich zu übernehmen. Die Orientierungsphase dient zudem dazu, den Prozess der emotionalen Bindung an den Verein und seine Mitstreiter zu unterstützen.

Anstatt den neuen ehrenamtlichen Mitstreiter ins kalte Wasser zu werfen und – wie es häufig der Fall ist – eine lose Blattsammlung des Vorgängers zu überreichen, sollten die Verantwortlichen neben konkreten Inhalten und Vorgängen helfen, schnell ein Verständnis von der Vereinskultur und Identität des Vereins zu entwickeln und sicherzustellen, dass sich die Protagonisten in der neuen Rolle sicher und kompetent fühlen und wissen, wo sie im Zweifel Unterstützung erhalten.

Ein expliziter Fahrplan zur Einarbeitung, ein offizielles Startgespräch, schriftliche Unterlagen (z.B. Handbücher, Tätigkeitsbeschreibungen, Wikis) oder ein Mentoren-Programm sind Instrumente, die hierfür eingesetzt werden könnten.

Aus- und Weiterbildung sind wesentlich im Bereich der Ehrenamtsentwicklung, sowohl mit Blick auf den Gesamtverein als auch auf die einzelnen Mitstreiter. Vereine, die in die Aus- und Weiterbildung investieren, haben tendenziell weniger Probleme bei der Gewinnung von Ehrenamtlichen. Neben der fachlichen Bildung ist auch die Erlangung von Management-Kompetenzen wichtig.

Wenn sich der Mitstreiter anschließend bereit erklärt, die gewonnenen Erkenntnisse in einem Kurzinput an alle Interessierten im Verein weiterzugeben, gewinnt der Verein doppelt: Der Präsentierende vertieft sein Wissen und die anderen erleben zumindest die Quintessenz.

Anerkennung und Belohnung vermitteln den ehrenamtlichen Mitstreitern das Gefühl, dass ihr Engagement gesehen und geschätzt wird. Der wichtigste Ansatz bei der Anerkennung und Belohnung von freiwilligem Engagement ist es zu verstehen, was den Einzelnen dazu antreibt, sich ehrenamtlich zu engagieren. „Das Gleiche für alle“ funktioniert nicht, wenn es um die Anerkennung und Belohnung von ehrenamtlicher Arbeit geht.

DIE MÖGLICHEN WEGE, UM EHRENAMTLICHES ENGAGEMENT ANZUERKENNEN SIND VIELFÄLTIG, ZUM BEISPIEL:

  • die Etablierung einer Kultur der Wertschätzung (sich für geleistete Arbeit bedanken, den Ideen und Erfahrungen der Ehrenamtlichen Gehör schenken)
  • gesellige Events (z.B. ein Helferfest)
  • formale Anerkennung und öffentliche Aufmerksamkeit (z.B. Auszeichnungen, Ehrenamtstag) oder materielle Anreize (z.B. kostengünstige Ausrüstung oder Rabattprogramme)

Vereine sind für Jugendliche, Erwachsene und Senioren, die sich ehrenamtlich engagieren, ein Lernfeld. Sie sollten daher offen für Innovationen und neue Herangehensweisen sein, an die Fähigkeiten und Entscheidungen ihrer ehrenamtlichen Mitstreiter glauben und eine positive Kultur des Fehlermanagements entwickeln. Auch wenn ein großer Teil des Lernens unbewusst und ungeplant abläuft, empfiehlt es sich, auch das informelle Lernen zu unterstützen und zu begleiten. Die systematische Reflexion der Handlungen und Erfahrungen der freiwilligen Mitstreiter hilft, den Verein nach vorne zu bringen.

Die Anpassung von Anforderungen und Aufgaben ist eine wichtige Strategie zur Bindung von ehrenamtlichen Mitstreitern. Insbesondere wenn die Vereinbarkeit mit der aktuellen Lebenssituation nicht mehr gegeben ist, ist die Anpassung der Anforderungen die einzig effektive Strategie, einen Ausstieg langfristig zu vermeiden und das freiwillige Engagement zu erhalten.

In diesem Schritt helfen Aufgaben- und Anforderungsbeschreibungen › anhand derer die konkreten Aufgaben besprochen und auf Unterstützung überprüft werden können: Beispielsweise kann die operative Mitgliederverwaltung an einen neu gewonnenen Freiwilligen › übergeben werden.

Nach dem Blick in den eigenen Verein und dem Wechsel der Perspektive, um den Interessenten zu verstehen, bleibt die Frage der "Wege zueinander. Das scheint einfach, wenn es sich um ein Vereinsmitglied handelt, welches für weiterführende Aufgaben gewonnen werden soll. Vereinsexterne Personen, die ggf. ein spezifisches und für den Verein wichtiges Wissen oder bestimmte Kompetenzen mitbringen (typischerweise Steuerberater, Buchhalter, etc.) sind meist nicht im Netzwerk vorhanden.

Zur Stärkung des bürgerschaftlichen Engagements sind – neben zahlreichen Veranstaltungen wie Ehrenamtstagen, regionalen Vereinspräsentationen etc. – regionale Freiwilligenagenturen etabliert. Diese beraten einerseits Menschen, die sich engagieren wollen, und nehmen zum anderen die „Gesuche“ der Vereine und Organisationen vor Ort auf. Erfolgreich wird die Zusammenarbeit, je genauer der Verein sagen kann, wen er mit welchen Kompetenzen und welchen zeitlichen Ressourcen für welche Aufgaben benötigt.

Um systematisch zu steuern und effizient zu handeln, bietet es sich an, die IST- Positionen und -Personen dem SOLL- Bedarf hinsichtlich der benötigten Funktionen und Tätigkeitsfelder gegenüberzustellen.

IST – Ausgangssituation: Leitfragen

  • Welche Funktionen gibt es heute bzw. welche werden benötigt? Wie viele freiwillige Helfer brauchen wir?
  • Gibt es Aufgaben-/Anforderungsbeschreibungen, d.h. sind für jede ehrenamtliche Position die Aufgaben schriftlich festgehalten und benötigte konkrete Kompetenzen und Qualifikationen hinterlegt? (z.B. Vereinsmanager-Lizenz, steuerrechtliche Seminare, Basis-Seminar für Vorstände...)
  • Was muss im Verein alles getan werden? Wie viele ehrenamtliche und freiwillige Mitarbeiten werden überhaupt benötigt? Welche Fähigkeiten und Ressourcen sind dafür erforderlich?
  • In welchen Bereichen brauchen wir mehr Unterstützung oder zusätzliche Kompetenten?

SOLL-Zustand zum Zeitpunkt X: Leitfragen

Im nächsten Schritt werden die plausiblen Erwartungen in Bezug auf die zukünftigen Bedürfnisse und Ziele des Vereins herangezogen. Die Vereine, die sich im Rahmen einer strategischen Zielsetzung damit beschäftigen, haben hier einen enormen Vorteil, da sie diese leicht ableiten können.

  • Wie wird sich unser Umfeld verändern?
  • Was sind unsere langfristigen strategischen Ziele?
  • Welche freiwilligen/ehrenamtlichen Kräfte benötigen wir?
  • Wer wird in nächster Zeit auf Grund des Alters oder der Aufnahme eines Studiums sein freiwilliges Engagement beenden?

Wie der Verein sich gegenüber ehrenamtlichen Mitstreitern verhält, die ihr Engagement unterbrechen oder beenden, trägt zum Ruf des Vereins bei. Es ist dienlich, sicherzustellen, dass Menschen, die ihr Engagement in ihrem Verein beenden, eine positive Bilanz ihrer Erfahrungen im Ehrenamt ziehen und diese positiven Erfahrungen nach außen tragen.

Die Aufgabe des Kontakthaltens bezieht sich auf die Absicht, mit ehemaligen Freiwilligen und Ehrenamtlichen in Verbindung zu bleiben, um die Tür für ein erneutes Engagement offen zu halten, wenn die persönlichen Lebensumstände dies beispielsweise wieder zulassen.

Hier bieten sich verschiedene Möglichkeiten an, zum Beispiel:

  • formale Anerkennungen des Engagements (Urkunden, Zeugnisse, Ehrenamtspass)
  • zielgerichtete Kommunikation (Newsletter, Geburtstagskarten)
  • Einladungen zu Vereinsveranstaltungen
  • Abschlussgespräche

Scheidet ein engagierter Mensch aus dem Verein aus, gilt es diese Lücke zu schließen. Für den Verein beginnt erneut die Suche nach Unterstützung. Gestalten Sie diesen Prozess wieder systematisch anhand des Zyklus!

Einführung