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Expertenbeitrag

Temporäre Teams: 5 Tipps, wie man gemeinsam Ziele erreicht

Oftmals können Veranstaltungen, Tagungen und Seminare nicht allein durch das eingespielte Hauptamt-Team bewältigt werden. Schnelle Abhilfe schaffen oftmals ehrenamtliche Helfer, Praktikanten und ggfs. Dienstleister. Doch schnell kann sich die „Hilfe“ zu einem Fluch für alle entwickeln. Misskommunikation, falsche Erwartungen und Ziele des Individuums können Gründe dafür sein. Doch wie überwindet man diesen neuralgischen Punkt im Teambuilding? Es ist einfacher, als Sie denken!

„Chance favors the connected mind.“ – Steven Johnson


Der Traum eines jeden Organisators von gemischten Team ist es, dass in kürzester Zeit nicht nur alle zusammenarbeiten, sondern alle eine gemeinsame Idee entwickeln und die einzelnen Beiträge ineinandergreifen: Wenn tatsächlich eine richtige Einheit entsteht. Denn sobald sich eine eigene Dynamik entwickelt, hebt diese nicht nur intern die Stimmung, sondern sorgt auch rundum für bessere Ergebnisse! Der erste Schritt ist getan mit regelmäßigen Teammeetings inkl. Feedbackrunden. Auch während eines Events kommt es auf eine ausgiebige Vorbesprechung an, denn hier kann man noch kurzfristig das Erwartungsmanagement optimieren sowie auch noch die letzten Fragen beantworten und essenzielle Fehler vermeiden. Geht ein Event mehrere Tage, ist auch ein kleines Debriefing und Teammeeting nach jedem einzelnen Tag eine große Hilfe. Dort kann sich jeder austauschen: Was ist einem aufgefallen, was kann besser gemacht werden? Mit den Rückmeldungen kann man noch einmal in die detaillierte Optimierung während des Prozesses gehen. Aber nicht nur das hilft.

 

Mit diesen fünf Faustregeln schafft man auch für temporäre Teams einen einmaligen Teamspirit und Workflow! Wichtig ist es allerdings als Team-Leader nicht nur die Faustregeln aufzuzählen, sondern sie selbst zu leben und sich stetig an sie zu erinnern.

Die 5 Faustregeln

1. Ruhe bewahren

Insbesondere als Team-Führung müssen Sie diese Regel mehr leben als jeder andere im Team – Sie sind das Vorbild und der Orientierungspunkt. Wenn Sie selbst stets ruhig und gelassen bleiben, geben Sie dies auch an Ihr Team weiter. Denn nichts kann eine bereits angespannte Situation und die dazugehörige Problemlösung verschlimmern oder mehr behindern, als Panik, „Verschlimmverbesserungen“ entstehen oft aus dem Affekt kombiniert mit Nervosität. Eine ruhige Reaktion führt auch dazu, dass man sich mit Herausforderungen schneller an Sie wendet. Damit bleibt mehr Zeit, um zu reagieren und vor allem in Ruhe zu agieren.

2. Killing with Kindness

Der Gast hat augenscheinlich und offenbar unrecht? Der Praktikant fragt zum dritten Mal nach und macht es dennoch falsch? Als Team-Leiter sind Sie Gastgeber und es gilt, allen ein schönes Erlebnis zu ermöglichen. Freundlichkeit sollte deshalb das Mittel der Wahl sein. Mit Freundlichkeit sollten Sie nicht nur Ihren Gästen begegnen, sondern auch Ihren Dienstleistern, den eigenen Kollegen und selbstverständlich auch den temporären Mitgliedern Ihres Teams. Auch wenn man selbst angespannt und gestresst ist, laute und unnötig unfreundliche Worte geben einem selbst vielleicht kurz ein gutes Gefühl, dies geschieht jedoch meist auf Kosten anderer und prägt nachhaltig die Gruppendynamik.

3. Done is better than perfect

Bis zum Beginn des Events gilt die Regel „Done is better than perfect“ natürlich nicht, denn der Anspruch ist, stets das Beste herauszuholen. Es gilt: geht nicht, gibt es nicht! Aber sobald man im „Laufmodus“ ist, muss man mit dem Flow gehen und liefern. Auch wenn überraschend eintretende Ereignisse augenscheinlich die Gesamtkonzeption irritieren und die Planung etwas anderes vorgesehen hat, wird es nur wenigen oder niemandem auffallen, dass an der ein oder anderen Stelle improvisiert wurde. Mit dieser Regel beruhigt man das Team und die anderen Beteiligten, und legt den Fokus auf die wirklich wesentlichen Dinge.

4. Debriefing nach dem Event

Ich vergleiche gerne ein Projekt bzw. Event mit einem Marathon: Es gibt eine längere Vorbereitungszeit und dann läuft man los. Um in diesem Bild zu bleiben, hilft es also niemanden während des Marathons über Wetter, Trainingsvorbereitung oder gar das Equipment zu diskutieren. Es gibt nur eine Aufgabe: mit einer Bestzeit im Ziel ankommen. Kleine Optimierungen während des „Laufs“ gehen natürlich immer, aber die große Aufarbeitung muss bis zum Schluss warten. Diese Strategie hilft auch, dass die „Learnings“ und das Feedback wirklich beim Adressaten ankommen. Ein stressiges und meist nicht besonders höfliches „shame game“ während des Projekts ist pures Gift – es verunsichert und wird sich letztendlich auch auf das Gesamtergebnis nachhaltig negativ auswirken.

5. Spaß haben!

Wer Spaß hat, gibt alles, wer Spaß hat, animiert andere, wer Spaß hat, vergisst die Zeit und wer Spaß hat, erzählt es weiter und kommt wieder.

Über die Autorin

Antonia Haufler ist Bundesgeschäftsführerin der Jungen Union Deutschlands und leitet die Bundesgeschäftsstelle in Berlin. Im Oktober 2021 hat sie den Deutschlandtag der Jungen Union in Münster als Teamleiterin durchgeführt. Sie ist gelernte Arzthelferin und studierte Biochemie und Molekularbiologie an der Universität Hamburg.

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