Spendenbriefe

#politsnack als Audio-Podcast

 

Zusammenfassung

In dieser Ausgabe des #politsnack haben wir uns mit "5 Punkten für einen guten Spendenbrief." beschäftigt.  Fundraising betrifft die meisten Kampagnen. Ein oft genutzter Bestandteil ist der "Spendenbrief", mit dem um finanzielle Unterstützung geworben wird. Für ein optimales Ergebnis gilt es dabei allerdings einiges zu beachten.  Gastredner Christian Meyer, Landesgeschäftsführer der CDU in Niedersachsen verfügt über eine umfangreiche Fundraising-Erfahrung und gibt fünf wertvolle Tipps, die sehr hilfreich sein können, wenn es darum geht, Spendenbriefe zu konzipieren:

1. Basics: Wichtige Grundsätze für erfolgreiche Spendenaufrufe

Eine wichtige Rolle spielt zum einen der Aspekt der Vertrauenswürdigkeit: Je mehr Vertrauen die Menschen einer Person oder Organisation entgegenbringen (abhängig von Bekanntheit, Größer, regionalem Bezug), desto eher sind sie auch bereit zu spenden. Konkrete Vorschläge dafür, wofür die Spenden verwendet werden sollen, können zudem motivierend wirken. Ebenso ist es wichtig, die Zielgruppe der Briefe passgenau zu definieren und diese zielgruppengerecht anzusprechen, d.h. das Anliegen knapp, logisch verständlich und in einfachen Worten zu vermitteln. Auch der Zeitpunkt, zu dem die Spendenbriefe verschickt werden, kann ausschlaggebend für den Erfolg sein und muss daher strategisch günstig gewählt werden.

Kommunikation mit dem Spender: Dialog auf Augenhöhe

Letztlich dient ein Spendenbrief dazu, ein persönliches Gespräch mit dem Empfänger zu ersetzen – mit dem Ziel, seine Unterstützung durch eine Spende zu erwirken.  Da ein Dialog sowohl aus Fragen und Antworten besteht, muss der Text nun so geschrieben sein, dass er mögliche Fragen, die der potentielle Spender hat, sofort beantwortet: Wer schreibt mir? Was habe ich von dem Angebot? Was muss ich tun? Wer garantiert mir den Erfolg und dass das Geld ordentlich verwendet wird?

2. Der Briefumschlag als Visitenkarte und Eyecatcher: Aus der Masse hervorstechen

Um die Neugier des Empfängers zu wecken, muss der Umschlag sich von der restlichen Post unterscheiden, um nicht eventuell direkt zusammen mit Werbeflyern im Müll zu landen. Interessante Briefmarken, qualitativ hochwertige Umschläge, ein aufgedrucktes Logo oder eine handgeschriebene Adresse – diese kleinen Details können bereits einen großen Unterschied machen und so dazu beitragen, dass der Spendenbrief dem Empfänger positiv auffällt. Besonders wichtig: Name und Adresse des Empfängers müssen korrekt geschrieben sein und der Absender sollte deutlich erkennbar sein.

3. Das Anschreiben: Auf einer Seite überzeugen und Spendenbitte platzieren

Präzise argumentiert, gut gegliedert, kurz und verständlich formuliert soll ein Anschreiben sein. Gediegenes Papier, versehen mit Wasserzeichen und Logo, sowie eine persönliche Anrede des Empfängers und handschriftliche Signatur hinterlassen gleich einen positiven Eindruck. Benennt man dann noch ein konkretes Projekt, für das die Spende verwendet werden soll, gibt einen direkten Ansprechpartner an, legt einen Überweisungsträger bei und weist auf die steuerliche Abzugsmöglichkeiten hin, so kann dies einmal mehr dazu beitragen, den Empfänger zu motivieren, eine Spende abzuführen.

4. Der Zahlschein: Dokument zum Verkaufsabschluss

Auch wenn sich in heutigen Zeiten Online Banking immer stärker durchsetzt, kann es oft dennoch sehr nützlich sein, seinem Spendenbrief direkt einen gedruckten Zahlschein beizufügen. Nicht nur erinnert er den Empfänger an die noch zu tätigende Zahlung, sondern dient ihm zugleich als Garantie für die Spendenverwendung und schnellere Datenerfassung im Online-Verfahren.

5. Danksagung: Jeder Spende gebührt Wertschätzung

Nicht zu vergessen: Für jede finanzielle Unterstützung sollte man sich zeitnah beim Spender bedanken – sei es in Form eines Danksagungs-Briefes oder eines persönlichen Anrufs. Nur so fühlt sich der Spender geschätzt und reagiert auf einen erneuten Kontakt.

 

Präsentation

Die Präsentation zum Podcast mit Christian Meyer gibt's hier zum Download: Spendenbrief (PDF 1,7 MB)

 

Ansprechpartner

Daniel Feldhaus Wissenschaftlicher Mitarbeiter Tel. +49 30 26996-3665 daniel.feldhaus@kas.de